Manual voor werknemers Autocar/TPC

Met deze manual wordt inzichtelijk gemaakt welke functionaliteiten het systeem te bieden heeft en hoe deze gebruikt dienen te worden. Dit document omvat alle functionaliteiten tekstueel. Daarnaast hebben we een aantal video’s beschikbaar ter ondersteuning van de tekstuele uitleg.

Managen van voorraad en uit voorraad leveren producten

In de bovenstaande omschrijving ‘Handle order’ kwam al naar voren dat je tijdens het samenstellen van de juiste inkoop voorraad kunt selecteren wanneer deze aanwezig is. Wanneer je op ‘CHANGE SUPPLIER’ klikt in de Inkoopmodule, krijg je de mogelijkheid om te kiezen voor Autocar of TPC als supplier wanneer het product op voorraad ligt. Ook in het overzicht staat onder de kolom STOCK weergeven welke producten er op voorraad zijn en hoeveel stuks er op voorraad liggen.

Wanneer je in je order één of meerdere producten wilt leveren uit voorraad, dan kun je op ‘CHANGE SUPPLIER’ klikken. In het blok CHANGE SUPPLIER in het popup venster krijg je de mogelijkheid om Autocar International te selecteren via de ‘SELECT’-button. Het aantal producten wordt dan uit de eigen voorraad gehaald en niet ingekocht bij een leverancier. Wanneer er minder voorraad beschikbaar is dan dat er is besteld, kun je niet op ‘SECURE ORDER’ klikken. Je krijgt dan de melding “Not all items are in stock”. Je moet dan teruggaan naar ‘CHANGE SUPPLIER’. Neem als voorbeeld dat er 10 producten besteld zijn, maar er liggen er slechts 4 op voorraad. Je kan dan (zoals net werd uitgelegd) via de ‘SELECT’-button Autocar International selecteren om uit voorraad te leveren. Echter ontbreken er dan 6 producten. Deze moet je alsnog inkopen. Dit doe je door bij SPLIT SUPPLIER in het popup venster de leverancier te selecteren waar je de overige producten wilt inkopen en bij ‘QTY’ het aantal (in dit voorbeeld 6 stuks) in te vullen. Op deze manier worden er van de 10 producten 4 stuks uit voorraad geleverd en 6 stuks ingekocht bij de door jou gekozen leverancier.

Het beheren van de voorraden doe je via de Producten-tab in het hoofdmenu (links). Je kunt een nieuw voorraadproduct toevoegen door een nieuw product aan te maken en die te koppelen aan Autocar of TPC als leverancier. Je kunt een nieuw product aanmaken via de menu-tab ‘ ‘Producten’ (lees meer in het kopje: ‘Managen / toevoegen producten’) of door op ‘Change supplier’ te klikken in de Inkoopmodule en in de pop-up onderin op ‘NEW PRODUCT’ te klikken.

Als je voorraad wil toevoegen voor een nieuw product dien je de volgende gegevens in te vullen:

• Part number (uiteraard het partnummer dat je op voorraad wil leggen)
• Delivery (vul hier een ‘1’ in)
• Brand (het merk waartoe het product behoort)
• Price (vul hier de prijs in waarvoor de voorraad producten zijn ingekocht)
• Product Supplier (selecteer hier voor voorraad Autocar ofwel TPC)
• Importlist id (Deze kun je op ‘0’ laten staan)

 

Om voorraad toe te voegen (ook bij reeds in het verleden aangemaakte producten) klik je bij ‘Quantity’ op ‘Advanced Inventory’ hier vink je ‘Use Config Settings’ uit en krijg je de mogelijkheid om ‘Manage stock’ op ‘YES’ te zetten. Daarmee openen er een aantal opties. Nu kun je bij ‘Qty’ het aantal invullen van de producten die je op voorraad wilt boeken. Ben je klaar klik dan bovenin op de rode button ‘Done’ en je producten zijn vanaf nu uit voorraad leverbaar.

Ook kun je onder ‘Qty’ de ‘Out-of-Stock Threshold’ invullen. Ook hier vink je ‘Use Config Settings’ uit en krijg je dan de mogelijkheid om een minimum aantal voorraad producten in te vullen. Vul je hier bijvoorbeeld ‘20’ in, dan zal er een mail verstuurd worden door het systeem wanneer je voorraad onder de 20 stuks beland. Ben je klaar klik dan wederom bovenin op de rode button ‘Done’ en je Out-of-stock melding staat ingesteld.

Inkooporders versturen naar leveranciers

Wanneer je de order definitief hebt samengesteld qua inkoop en je hebt hem bevestigd, kun je de inkoop in gang gaan zetten. Als je op de ‘SECURE ORDER’ button hebt geklikt worden de Purchase Orders automatisch gegeneerd. Deze vind je onder de tab ‘Purchase Orders’. Hier staat voor elke leverancier een PO klaar. Het overzicht wordt opgesplitst in twee type PO’s:

1. PO’s die gemaild kunnen worden naar de leverancier.
2. PO’s die besteld moeten worden in een online systeem van de leverancier.

In het overzicht staat de volgende informatie getoond:

• PURCHASE ORDER (nummer dat is toegewezen aan de PO)
• SUPPLIER (Welke leverancier de PO aan gericht is)
• TOTAL PRODUCTS (het aantal producten in de PO)
• SENT TO (hier wordt weergeven op welke data en door wie de PO is verzonden)
• Button ‘SEND MAIL’ (om de PO te sturen naar het vooraf ingestelde mailadres van de leverancier)
• Button ‘CSV’ (met deze button download je de PO als CSV-bestand)
• Button ‘PDF’ (met deze button download je de PO als PDF-bestand)
• Button ‘DELIVERED PRODUCTS’ (deze button gebruik je wanneer je producten binnen wilt melden)
• Button ‘ORDER SYSTEM’ (wanneer je naar het online systeem wilt van de leverancier om de inkooporder in te schieten)

Zoals bovenstaand beschreven moet je in deze tab de PO’s doorzetten naar de leverancier. Je kunt de PO’s bekijken door op het nummer van de PO te klikken (links) of door de PO te downloaden als CSV- en/of PDF-bestand. PO’s die via de mail verstuurd dienen te worden kun je versturen door een klik op de button ‘SEND MAIL’. De leverancier ontvangt dan een mail (standaard mailadres dat staat ingesteld in de Supplier Card) met de inkooporder erin met als bijlage de inkooporder als PDF. Voor leveranciers waar je de inkooporder zelf moet bestellen in een extern systeem klik je op ‘ORDERSYSTEM’ (standaard link naar het systeem dat staat ingesteld in de Supplier Card).

Wanneer je de PO hebt verstuurd, staat er bij de kolom ‘Sent to’ of ‘Ordered at’ de datum weergeven waarop de inkooporder is verstuurd/geplaatst met de naam van het teamlid erbij die de bestelling heeft doorgegeven.

Boeken van inkoopfacturen (handmatig én automatisch)

Voor het boeken van inkoopfacturen zijn twee mogelijkheden. Allereerst is het systeem zo ingericht dat de meeste inkoopfacturen automatisch worden uitgelezen uit de inbox. Deze worden netjes weggewerkt in Boekhoudgemak alwaar ze een label meekrijgen met de tekst ‘NA’ (niet akkoord). Wanneer het systeem ziet dat het bedrag aan binnengemelde producten hoger is dan het bedrag op de inkoopfactuur, dan verdwijnt de ‘NA’-labeling en kan de financiële administratie de factuur netjes betalen. De bedragen van reeds binnengemelde producten en de bedragen die reeds gefactureerd zijn door de leverancier, kun je inzien bij de PO’s van de order. (zie onderstaande afbeelding)

Producten binnenmelden

Zijn er producten geleverd door de leverancier, dan moeten deze worden binnengemeld. Van het magazijn ontvangen jullie de pakbon met daarop eventuele aanmerkingen over de correctheid van de levering. Op basis van deze pakbon meld je bij de betreffende order(s) de producten binnen door in de order naar de tab ‘Purchase Orders’ te gaan. Achter de PO van de leverancier waar je zojuist de levering hebt gekregen klik je op ‘DELIVERED PRODUCTS’. 

In de pop-up die verschijnt zie je een overzicht met daarin de volgende informatie over de betreffende purchase order:

• Button ‘DELIVER ALL’ (hiermee meld je alles in één keer binnen) 
• BRAND (merk van product)
• PARTNUMBER (partnummer product)
• DESCRIPTION (omschrijving product)
• QTY ORDERED (aantal besteld)
• AMOUNT (hierin vul je het aantal in dat is geleverd)
• RECEIVED (deze wordt automatisch gevuld als het product is binnengemeld of verwijderd)

Voor pakbonnen die op nummervolgorde staan kun je eenvoudig op het sorteer teken klikken naast het woord ‘Partnumber’ bovenaan de kolom. Belangrijk om te vermelden is dat je in deze pop-up producten kunt binnenmelden, maar ook eerder binnengemelde producten weer kunt verwijderen door een ‘-’ teken te gebruiken. Voorbeeld: Staat een product al op ‘1 item recieved’ dan kun je door ‘-1’ in te voeren het product weer op ‘0 items recieved’ zetten.

Heb je de getallen ingevoerd van de geleverde producten dan klik je op ‘SET PRODUCTS DELIVERED’ en de producten staan als binnengemeld in het systeem.

Producten picken én verschepen

Wanneer je producten hebt binnengemeld en je wilt deze verschepen krijg je bij de overzichtspagina van de order bij Order Information de mogelijkheid om onderin het blok bij ‘Downloads’ op ‘PICKINGLIST NEW’ te klikken. Hiermee creëer je een pickinglist met daarop alle producten die voor de betreffende order verzameld kunnen worden alvorens je een shipment aan gaat maken. De Pickinglist wordt direct als PDF gedownload en het magazijn kan de producten klaar gaan zetten. 

Meld je later wederom producten binnen van de leverancier, dan kun je weer klikken op ‘PICKINGLIST NEW’ en wordt er een tweede pickinglist aangemaakt. Alle eerdere pickinglist worden keurig onder elkaar gezet met de datum erbij weergeven bij ‘Downloads’ bij de Order Information.

Als alle producten aanwezig zijn en zijn klaargezet door het magazijn kun je in de order rechtsbovenin bij het LIVE verkoop, inkoop en marge – blok klikken op ‘CREATE SHIPMENT’. Hierna kom je in een overzicht van alle producten die zijn binnengemeld en klaargezet middels de pickinglist. Wanneer er geen producten van de pickinglist ontbraken in het magazijn kun je de order verschepen.

Check of de items overeenkomen met de pickinglist. Is dit correct dan kun je bovenin de shipment kosten invullen die toegevoegd dienen te worden op de facturatie. Zijn er geen shipment kosten die in rekening gebracht dienen te worden, vul hier dan ‘0’ (nul) in.

Vul vervolgens de shipment gegevens goed in. Enkele gegevens staan al vooraf ingevuld, maar loop deze goed na en pas aan waar nodig. De gegevens die je in kunt vullen of aan kunt passen zijn de volgende:

• Country of origin of goods
• Country of destination
• Terms of delivery
  • Ex Works Klundert
  • C&F Rotterdam
  • Anders
• Terms of payment
• Shipping marks
• Description of goods
• Commodity code
• Cosignee 
• Documents
  • EXA
  • CMR
  • Transport Declaration
• VAT
  • Nederland, 21% VAT
  • EU, Free of VAT / Intra Community Delivery
  • Free of VAT 0% for export outside EU
• Total weight and m3
  • kg 
  • m3
• Combined with shipment

Bij bovenstaande gegevens is het van belang dat alles correct staat ingevuld. Het systeem stelt een aantal zaken vooraf in, maar het is van belang dit wel goed te controleren op juistheid. Bij de laatste optie ‘Combined with shipment’ krijg je de mogelijkheid een shipment nummer in te vullen van een eerdere shipment. Zo kun je bijvoorbeeld meerdere shipments versturen en voor slechts één bedrag (shipment costs) dat in rekening wordt gebracht.

Staat alles correct ingevuld dan klik je op ‘SUBMIT SHIPMENT’ om de (deel)levering te verschepen.

Klanten aanmaken / beheren

In de menu-tab ‘Clients’ vind je een volledig overzicht van alle klanten die in het systeem zijn aangemaakt. In dit overzicht vind je in de tabel de volgende informatie:

• Client (naam van de klant)
• Last ordered (datum laatste bestelling)
• Last 30 days (totaalbedrag van orders de afgelopen 30 dagen)
• Client card (Link naar de klantkaart)
• Login As Customer (Link naar de bestelomgeving van de betreffende klant)

Bovenin kun je direct zoeken middels een zoekbalk door de naam van een klant (of een deel daarvan) te typen en op het vergrootglas te klikken. Staat de klant nog niet in het systeem? Dan kun je deze toevoegen door een klant aan te maken middels de oranje button rechts bovenin ‘Add New customer’. 

Bij het aanmaken van een nieuwe klant moeten de volgende gegevens worden ingevuld in het formulier:

LET OP: Eerst dient door finance de klant aangemaakt te worden in het boekhoudsysteem. Wanneer dit is gebeurt kan het ‘Unit-4 ID’ worden overgenomen en als eerste worden ingevuld bij het aanmaken van de klant in het systeem. Het btw-nummer, kvk-nummer en de betalingsconditie worden door finance in het boekhoudsysteem ingevuld.

• Unit4 Customer ID (wordt aangeleverd door Finance)
• Client is allowed to see crossreference products
  (Zet deze optie actief wanneer je wilt dat de klant ook crossreference producten mag zien)
• Orders always need to be checked
  (Zet deze optie actief als het een klant betreft waar een supervisor moet checken of de inkoop volledig geoptimaliseerd is)
•  Client can log into a personal account
  (Zet deze optie actief als de klant zelf mag inloggen in een eigen account om te bestellen)
• Coc (KvK-nummer, wordt ingevuld in boekhoudsysteem door finance)
• Betalingsconditie (wordt ingevuld in boekhoudsysteem door finance)
• Company Name (Naam van de klant)
• Associate to Website (Selecteer hier de BV waaronder de klant komt te hangen: Autocar, TPC ofwel AFS)
• First Name (Voornaam contactpersoon)
• Last Name (Achternaam contactpersoon)
• Email (E-mailadres van de klant)
• VAT (btw-nummer, wordt ingevuld in boekhoudsysteem door finance)
• TAG-rank
• TAG-type

Wanneer alle gegevens zijn ingevuld klik je rechts bovenin op de oranje button ‘Save Customer’. Wanneer je naar het overzicht van klanten gaat zie je de klant nu erbij staan.

Wanneer je informatie van de klant wilt beheren / aanpassen, dan klik je in het klantoverzicht op de button ‘CLIENT CARD’. Middels deze button kom je in de klantkaart terecht waarin je bovenin de NAW-gegevens van de klant vind en direct kan inloggen als de klant middels de ‘LOGIN AS’-button.

In de tabs eronder vind je de volgende mogelijkheden:

• ORDERS
  In deze tab vind je alle orders die door (of voor) de klant geplaatst zijn. De kolommen zijn te sorteren en je vindt er filtermogelijkheden voor bijvoorbeeld op data filteren. Met een klik op de orderregel navigeer je direct naar de Order Detailpagina. Ook vind je bovenaan de tabel de button ‘SHOW OPEN PRODUCTS’. In dit overzicht vind je alle producten die nog open staan voor de betreffende klant. Deze kun je direct exporteren als CSV met de knop ‘EXPORT LIST TO CSV’ om met de klant te delen.

• INVOICES
  In deze tab vind je alle facturen die door het systeem zijn aangemaakt voor de shipments/orders van de klant. De kolommen zijn te sorteren en je vindt er filtermogelijkheden voor bijvoorbeeld op data filteren. In de laatste kolom vind je de totaalsom van de factuur (factuurbedrag + shippingkosten). Met een klik op de factuur-regel navigeer je direct naar de Invoice Detailpagina. Hierin kun je rechts bovenin klikken op ‘Print’ om een pdf van de factuur te genereren. Daarnaast staat er op de pagina onder elkaar waar de factuur uit bestond en wordt rechts bovenin getoond welk type levering er door de klant is gekozen en eventuele shippingkosten die in rekening zijn gebracht.

• ACCOUNT INFORMATION
  In de tab ‘ACCOUNT INFORMATION’  kun je de klantgegevens zoals je ze had ingevuld bij het aanmaken van de klant aanpassen/aanvullen. Heb je hier gegevens in aangepast/aangevuld, klik dan op de ‘Save Customer’-button rechts bovenin.

• PRICES & PREFERENCES
  Bij de tab ‘PRICES & PREFERENCES’ kunnen er prijslijsten worden gekoppeld aan een klant en de bijbehorende marge worden ingevuld ofwel reeds gekoppelde prijslijsten worden verwijderd of aangepast. Wanneer je een prijslijst wilt koppelen selecteer je een prijslijst in de dropdown ‘Choose list’. Daarna maak je een keuze voor ‘netto +’ of ‘bruto -’ bij ‘Choose type’ en vul je daarachter het percentage in waarmee de prijzen moeten worden berekend. Wanneer je dit hebt ingevuld klik je op ‘ADD PRICELIST TO CUTOMER’ en dan staat de prijslijst met bijbehorende percentages aan de klant gekoppeld. De gekoppelde prijzen vind je onder de kop ‘Current lists’ en kun je aanpassen door op de ‘EDIT’-button te klikken of verwijderen door op de ‘X REMOVE’-button te drukken.
  

• SPECIAL PRICES
  In deze tab kun je alle special prices inzien en beheren voor de klant. Hier kun je bijvoorbeeld prijslijsten uploaden door te klikken op ‘Bestand kiezen’ en daar een CSV te uploaden. LET OP: In deze csv dien je twee kolommen in te vullen met op rij 1 de term ‘partnumber’ in kolom A en de term ‘price’ in kolom B. Daarnaast worden deze special prices automatisch aangevuld wanneer je bij de Inkoopmodule op ‘edit’ klikt bij de verkoopprijs en daarna een prijs invult en op ‘update’ klikt. Zo stel je een speciale verkoopprijs in voor de klant en deze wordt onder deze tab (SPECIAL PRICES) opgeslagen. Belangrijk om te weten is dat deze special prices bij volgende orders ook altijd als verkoopprijs worden gehanteerd.

Producten aanmaken / beheren

In de menu-tab ‘Products’ vind je een volledig overzicht van alle producten die in het systeem zijn geplaatst. In dit overzicht vind je in de tabel de volgende informatie:

• Partnumber (het partnummer van het product)
• Supplier (de leverancier van het product)
• Price (de inkoopprijs van het product)
• Special Price (hier staat de prijs weergeven als er een speciale inkoopprijs is voor het betreffende product) 
• Stock location (locatie in het magazijn waar het product eventueel op voorraad ligt)
• ‘Edit’-button (om het product aan te passen)

Bovenin kun je zoeken naar een partnummer door op ‘FILTERS’ te klikken en middels de zoekbalk ‘Partnumber’ het nummer van een product (of een deel daarvan) te typen en op de oranje button ‘APPLY FILTERS’ te klikken. Staat het product nog niet in het systeem? Dan kun je deze toevoegen door een product aan te maken middels de oranje button rechts bovenin ‘Add Product’.

Wanneer je een product wilt toevoegen dien je de volgende gegevens in te vullen:

• Aftermarket (vink dit aan wanneer het een aftermarket product is)
• Part number (het partnummer van het product dat je aanmaakt)
• Delivery (het aantal dagen levertijd van het product)
• Brand (het merk waartoe het product behoort)
• Price (vul hier de prijs in waar je het product voor inkoopt)
• Product Supplier (selecteer hier de leverancier waaraan het product gekoppeld moet worden)
• Importlist id (Deze kun je op ‘0’ laten staan)
• Short Description (De omschrijving van het product)

Is alles ingevuld dan sla je het product op door rechts bovenin op ‘Save’ te klikken.