Case
In opdracht van Botlek Logistics ontwikkelden wij een ordermanagementsysteem voor het verwerken van opdrachten, het optimaliseren van de interne processen én het automatiseren van de boekhouding.
In opdracht van Botlek Logistics hebben we hun ‘oude’ systeem (gebouwd in Microsoft Access) geanalyseerd en hebben wij de interne processen in kaart gebracht om een advies uit te brengen qua digitalisering/automatisering. Ondanks dat Microsoft Acces zijn werk prima doet, is dit niet meer wat je als groeiend bedrijf verwacht van een systeem anno 2024. Wij ontwikkelden een custom ordermanagementsysteem in de Cloud. Belangrijk hierin waren schaalbaarheid (systeem moet mee groeien met het bedrijf), veiligheid (een dichtgetimmerd systeem om de data te bescherm van zowel Botlek Logistics als hun klanten), snelheid (efficiënter processen inrichten) én benaderbaar vanuit waar je maar wilt werken (in de Cloud).
Het systeem dat wij ontwikkelden heeft voor een grote impact gezorgd in de verwerkingstijd van de opdrachten én wanneer het gaat om de (financiële) administratie. Zo worden in het systeem de vervoersdocumenten direct gegenereerd en verzonden naar vervoerders en opdrachtgevers.
Welke features ontwikkelden we in het Ordermanagementsysteem van Botlek Logistics?
Buiten de standaard functionaliteiten van een goed ordermanagementsysteem hebben we een aantal maatwerk toepassingen doorgevoerd die grote positieve impact maken op de tijdsduur van het verwerken van de orders en het stuwen van de winst. Onderstaand een greep uit de door ons gerealiseerde onderdelen die we als maatwerk hebben geïmplementeerd in het Ordermanagementsysteem van Botlek Logistics.
Automatiseren Boekhouding
Voor de financiele afhandeling van alle verkooporders en inkoop, ontwikkelden wij een volledig geautomatiseerde ‘inkooptool’. Middels deze tool worden alle verkoopfacturen én inkoopfacturen direct vanuit het systeem geboekt naar het boekhoudpakket van Botlek Logistics: Exact Online.
Alle leveranciers (vervoerders) sturen hun facturen naar een speciaal door ons ingerichte mailbox van Botlek Logistics. Onze inkoopfacturentool leest deze mailboxen automatisch uit. De mails worden gescand op bijlagen en uit deze bijlagen extraheren wij de benodigde gegevens zoals debiteurnaam, factuurnummer, totaalbedragen, etc. Deze gegevens worden verzameld in één duidelijk overzicht waar de Finance afdeling de verschillende facturen enkel dient te checken alvorens deze direct worden geboekt met de juiste grootboeknummers en BTW-scenario’s.
Optimalisatie invoeren meerdere opdrachten
We hebben binnen het ordermanagementsysteem van Botlek Logistics gezorgd voor een snelle manier van het invoeren en het dupliceren van een opdracht. Zo voorziet het systeem op basis van Google Places de laad en los adressen en ontwikkelden we een zoekmodule die recent en/of vaak gebruikte adressen als eerste opties voorstelt bij het invoeren van een adres.
Daarnaast kan er met één druk op de knop door werknemers worden aangegeven hoevaak de opdracht gekopieerd dient te worden. Het systeem maakt direct dat aantal opdrachten aan, waar enkel nog de laad-/losplaats en laad-/losdatum van ingevuld dienen te worden. Ten opzichte van de werkwijze uit het verleden was dit een stuk maatwerk dat voor een enorme tijdwinst heeft gezorgd binnen de Sales afdeling van Botlek Logistics.
Automatisch gegenereerde transport documenten
Bij het aanmaken van de verschillende vervoersopdrachten, denkt het Ordermanagementsysteem in alle processen met de medewerkers mee. Zo genereren we volledig automatisch de benodigde documenten zoals TransportDeclarations en CMR-documenten die nodig zijn voor de vervoerder. Het systeem genereert deze volledig geautomatiseerd en hierin wordt direct rekening gehouden welke documenten benodigd zijn op basis van verschillende factoren zoals vervoer in het binnen- of buitenland, etc.
Multi language customer journey
Binnen het systeem hebben we ervoor gezorgd dat de er voor klanten uit zes verschillende landen de communicatie volledig in hun voertaal wordt gevoerd. Van Transport documentatie tot de mailings die geautomatiseerd worden verstuurd. Zo ontstaat er geen miscommunicatie met de vervoerders of opdrachtgevers door een taal barrière.
“Ons nieuwe systeem is een verademing qua snelheid en gebruiksgemak. Een enorm verschil met ons vorige systeem; alles in de Cloud en compleet beveiligd.”
– Edwin Letschert, directeur Botlek Logistics
Gerelateerde case
Autocar International
Voor Autocar International ontwikkelden wij een ERP-systeem voor het invoeren/verwerken van bestellingen, het optimaliseren van de interne processen én het automatiseren van de boekhouding.
Nieuwsgierig naar andere klantervaringen? Bekijk onze andere cases en ontdek hoe we voor verschillende klanten door middel van digitalisering/automatisering verschil hebben kunnen maken in efficiëntie, omzetgroei en/of kostenbesparing.