Case
Voor Autocar International ontwikkelden wij een ERP-systeem voor het invoeren/verwerken van bestellingen, het optimaliseren van de interne processen én het automatiseren van de boekhouding.
40%
Tijdsbesparing gerealiseerd in het verwerken van orders binnen de salesafdeling t.o.v. het oude systeem vóór onze samenwerking.
8.645.781
Producten in een Magento 2 omgeving waarin door middel van onze codering binnen 603 ms (miliseconden) de gehele productdatabase wordt doorzocht.
2fte
Bespaard op de Finance afdeling van Autocar, waardoor er proactief gebouwd kan worden aan groei en niet enkel reactief gewerkt wordt.
In opdracht van Autocar International en de gelieerde BV’s The Parts Company en African Fleet Solutions hebben wij de interne processen in kaart gebracht en een advies uitgebracht qua digitalisering/automatisering. Bij Autocar werd gebruik gemaakt van een MS-DOS systeem dat goed functioneerde, maar voor deze tijd ook sterk verouderd was en bovenal niet veilig. Hexadot werd gevraagd een systeem te ontwikkelen dat volledig past bij deze tijd én toekomstbestendig is. Daarnaast was er het verzoek om in kaart te brengen hoe we de bestaande processen efficiënter konden maken om omzetgroei te stimuleren en huidige kosten te elimineren.
Met als resultaat een grote impact in de verwerkingstijd van de orders én aanzienlijke tijdswinst wanneer het gaat om de financiële administratie. Dat alles in een maatwerk ERP-systeem, dat communiceert met het boekhoudpakket van Unit4 en waarin we liefst 8+ miljoen producten hosten.
Welke features ontwikkelden we in het ERP-systeem van Autocar International?
Buiten de standaard functionaliteiten van een goed ordermanagementsysteem hebben we een aantal maatwerk toepassingen doorgevoerd die grote positieve impact maken op de tijdsduur van het verwerken van de orders en het stuwen van de winst. Onderstaand een greep uit de door ons gerealiseerde onderdelen die we als maatwerk hebben geïmplementeerd in het ERP-systeem van Autocar International.
Bestelomgeving klanten
Autocar International ontving bestellingen altijd per mail, waarna deze door de salesafdeling werden verwerkt in het systeem. Wij hebben gezorgd voor het inrichten van een klantportal waar direct door de klant kan worden gezocht op de verschillende productnummers en bijbehorende prijzen. Marges en het assortiment wordt door de salesafdeling in de backend per klant ingesteld. De klant (of een salesmedewerker) kan snel en eenvoudig een productlijst (bestelling) toevoegen door een excel te uploaden in de bestelomgeving. Een nieuwe manier van werken die een tijdsbesparing realiseert van liefst 40% in de verwerkingstijd van de orders.
Orderoptimalisatie / inkoop
Een nieuwe order wordt de sales afdeling van Autocar International verwerkt in een custom door ons ontwikkelde module. In het ERP-systeem hosten we méér dan 8 miljoen verschillende parts (producten) elk met hun eigen omschrijvingen, prijzen, merk, leverancier, etc. Niet alleen zorgen we ervoor dat deze producten immens snel worden doorzocht, ook creëren wij automatisch een inkoopvoorstel voor de salesmedewerker waar de producten het voordeligst zijn om in te kopen. Dit wordt niet alleen berekend op prijs, maar ook op gewenste levertijd van de bestellende klant. Uiteraard kan de salesmedewerker zelf aanpassingen doen in de leveranciers waar er wordt ingekocht en kunnen er maatwerk prijzen worden ingevuld. Belangrijk hierbij is dat we hier constant tonen wat de verkoopprijs, inkoopprijs én marge is van de order.
Picking / Packing / Shipping
Bij het rapen van de orders en het verzenden van de orders in het magazijn, denkt het ERP-systeem in alle processen met de medewerkers mee. Zo genereren we volledig automatisch de benodigde documenten zoals TransportDeclarations en CMR-documenten die nodig zijn voor de vervoerder. Daarnaast biedt het systeem (i.v.m. de grote hoeveelheid orders) ook de mogelijkheid verzamel raapbonnen te maken en shipments te combineren.
Inkoopfacturen / Automatiseren Boekhouding
Voor de financiele afhandeling van alle verkooporders en inkoop, ontwikkelden wij een volledig geautomatiseerde ‘inkooptool’. Middels deze tool worden alle facturen direct vanuit het systeem geboekt naar het boekhoudpakket van Autocar: Unit4. Meer weten? Lees er uitgebreid over verderop in deze case.
“Door de nieuwe geautomatiseerde manier van bestellen, hebben wij een immense tijdswinst kunnen boeken op het verwerken van onze orders. Op deze wijze kan onze salesafdeling meer tijd spenderen aan acquisitie en het optimaliseren van de inkoop. Niet alleen zorgt dit voor meer marge, door de tijdsbesparing kunnen we groeien in opdrachten zonder op te schalen in benodigde FTE.”
– Carlo Fok, directie Autocar International
Automatisering boekhouding
Zoals bovenstaand vermeld bij de features, was de financiële administratie een ander vlak waarop veel winst behaald kon worden. Autocar International heeft een gigantisch aantal orders en daarbij behorende inkooporders bij tientallen verschillende leveranciers. De verkoopfacturen en vooral inkoopfacturen brengen een hoop werk met zich mee wanneer het gaat om het inboeken. Met de volledig geautomatiseerde ‘inkooptool’ die Hexadot heeft gerealiseerd worden alle facturen direct vanuit het ERP-systeem geboekt naar het boekhoudpakket van Autocar International: Unit4.
Hoe we dit hebben gerealiseerd? Alle leveranciers sturen hun facturen naar een speciaal door ons ingerichte mailbox van Autocar of één van de andere BV’s. Onze inkoopfacturentool leest deze mailboxen automatisch uit. De mails worden gescand op bijlagen en uit deze bijlagen extraheren wij de benodigde gegevens zoals debiteurnaam, factuurnummer, totaalbedragen, etc. Deze gegevens worden verzameld in een duidelijk overzicht waar de Finance afdeling de verschillende facturen enkel dient te checken alvorens deze direct worden geboekt met de juiste grootboeknummers en BTW-scenario’s.
Naast deze automatische verwerking hebben we ook de mogelijkheid ingebouwd voor de Finance afdeling om facturen handmatig door te zetten. Bijvoorbeeld voor het geval er door een leverancier verzamelfacturen worden gestuurd, of wanneer er facturen van slechte kwaliteit (bijvoorbeeld ingescand) worden gestuurd die niet automatisch kunnen worden ingelezen.
Ook worden inkoopfacturen continue gematched aan het bedrag van de goederen die reeds geleverd zijn door een leverancier. Zo voorkomen we dat er op de Finance afdeling betalingen worden gedaan voor orders waar nog niet voldoende voor geleverd is door de crediteur. Is het bedrag van ontvangen goederen toereikend? Dan wordt de factuur automatisch gelabeld als een factuur die voldaan mag worden.
De automatisering die Hexadot heeft toegepast in onze financiële administratie heeft een enorme (positieve) invloed op de werkdruk van onze Finance afdeling. Niet alleen besparen we FTE, maar ook foutieve boekingen worden geëlimineerd.
– Carlo Fok, directie Autocar International
Gerelateerde case
Botlek Logistics
In opdracht van Botlek Logistics ontwikkelden wij een ordermanagementsysteem voor het verwerken van opdrachten, het optimaliseren van de interne processen én het automatiseren van de boekhouding.
Nieuwsgierig naar andere klantervaringen? Bekijk onze andere cases en ontdek hoe we voor verschillende klanten door middel van digitalisering/automatisering verschil hebben kunnen maken in efficiëntie, omzetgroei en/of kostenbesparing.